Hoe heeft de start van het formatieproces voor een nieuwe regering zo uit de bocht kunnen vliegen? Ik las laatst een blog over de vergelijking van de Verkenningsfase bij de Kabinetsvorming met een mediationproces (S.M.M. Vrijburg, Fiscount 8 april 2021). Bij de uitdieping van de raakvlakken miste ik echter een belangrijk aspect: de rol van de notulerende ambtenaren.
Vrijburg behandelt in zijn lezenswaardige blog 5 ‘klassieke’ procesfouten. Het proces van schillen van standpunten naar belangen, naar onderliggende wensen, behoeften, zorgen en angsten loopt daarbij langs drie lijnen: inhoud, relaties en ego’s. De gemaakte procesfouten die Vrijburg signaleert zijn: (1) – het veronachtzamen van de vervlechting van de genoemde drie lijnen; (2) – het niet helder van tevoren afspreken en vastleggen van de spelregels; (3) – de benodigde vertrouwelijkheid achteraf schenden; (4) – gebrekkige voorbereiding en (5) – als er iets mis gaat, dit niet oplossen binnen de vooraf afgesproken spelregels.
Wat mij echter vooral opvalt is het gebrek aan aandacht voor de notulisten, de ambtenaren die de gesprekken volgen en een verslag daarvan maken. Het is toch op zijn minst opmerkelijk te noemen bij het gesprek van de Verkenners met Mark Rutte, dat alle drie de gesprekspartijen zich niets wisten te herinneren van het gespreksonderwerp Pieter Omtzigt, terwijl toch een notulist daar een aantekening van gemaakt heeft. Hoe kan dat eigenlijk als ik er vanuit ga dat iedereen eerlijk zijn/haar werk doet?
Ik stel me vanuit de beelden die tot ons komen van de vergadertafel van de beide Verkenners zo voor dat de Verkenners aan één tafeleinde van een grote tafel zitten met een Lijsttrekker. De ambtenaren blijven steeds zorgvuldig buiten beeld, zij zitten denk ik dan hetzij verderop aan die grote tafel, of aan een aparte tafel ernaast, in ieder geval op enige afstand van het gesprek.
In dit kader bespreek ik eerst enkele vooroordelen (Engels: bias) en communicatie problemen en koppel dat naar het Tweede Kamer overleg met de Verkenners van 1 april jl.
De communicatie muur
Waar kan het allemaal misgaan in communicatie?:
- Wat is Bedoeld is niet wat is Gezegd;
- Wat is Gezegd is niet wat is Gehoord;
- Wat is Overgekomen is niet wat is Begrepen;
- Wat is Begrepen is niet Akkoord;
- Wat Akkoord is, is niet Uitgevoerd.
En in dit geval krijgt dat nog een vervolg:
- Wat is begrepen, is niet gelijk aan wat is opgeschreven;
- Wat is opgeschreven kan door de lezer ook weer anders worden begrepen.
Veel van de expressieve functie (de intentie, de lichaamshouding, de gezichtsuitdrukkingen, de onderlinge relatie) van verbale en non-verbale communicatie gaat verloren als het wordt opgeschreven.
En vervolgens herinneren we vrij snel daarna ook niet precies meer wat we gezegd, gehoord of begrepen hebben. Alles wordt al snel vermengd met andere gedachten, focussen, vooroordelen en vergeten of verdraaid onthouden, zie ook de biasses die hierna worden besproken..
Het kan dus zowel bij de Verkenners, lijsttrekkers als bij de notulisten voorkomen dat ze absoluut overtuigd zijn van wat er gezegd respectievelijk verstaan is, terwijl ieder compleet andere herinneringen daaraan heeft. Iets uitgesproken binnen een redenering/gedachtegang van de zender, kan volledig anders worden verstaan/begrepen door een toehoorder die in een andere redenering/gedachtegang zit.
Ieder zal dit fenomeen waarschijnlijk wel herkennen.
Het kan dus goed zijn dat twee Verkenners met een lijsttrekker praten binnen een gemeenschappelijke redenering, waar de notulist net niet of net anders in zit of op aansluit. Hij of zij kan dan iets anders horen/begrijpen dan de gesprekspartners.
Een notulist die iets hoort over bijvoorbeeld een instabiele CDA, zou zelf daar gedachten bij kunnen hebben en ook echt iets anders kunnen horen / begrijpen dan de gesprekspartners hebben bedoeld en zelf hebben begrepen. Die herinnering daaraan kan dus ook echt anders zijn. Als die notulist hetgeen hij/zij heeft gehoord/begrepen in enkele korte steekwoorden op papier zet, kan ook daar onbegrip ontstaan. Die korte notitie kan een eigen leven gaan leiden en door ieder naar eigen voorkeuren en herinneringen worden geïnterpreteerd.
Toen ikzelf het zinnetje ‘Positie Omtzigt, functie elders’ las, dacht ik bijvoorbeeld direct dat hij, gelet op het feit dat hij al weken overspannen thuis zit, zelf had aangegeven iets anders te willen gaan doen. Alleen dat zinnetje blijkt dus al op vele verschillende manieren te kunnen worden geïnterpreteerd: oppositie denkt direct dat Rutte Pieter Omtzigt weg wil hebben wegens door oppositieleden zelf bedachte redenen; Rutte heeft met Hoekstra gesproken over een ministerspost en denkt dat het zinnetje helemaal niet op hem betrekking heeft; en als je hoort dat de Verkenners met Rutte hebben gesproken over disbalans bij het CDA, zou je ook kunnen denken dat het over de positie van Omtzigt binnen het CDA zou kunnen gaan.
Biasses, biasses, …
Onze geest werkt op wonderlijke manieren. Er zijn vele manieren waarop het ons voor de gek houdt.
Enkele voorbeelden uit een zeer rijke literatuur.
Impliciete versus expliciete communicatie. Simpele communicatie kunnen doordrenkt zijn van impliciete boodschappen. De betekenis voor zender en ontvanger kan bijvoorbeeld zeer afhankelijk zijn van hun relatie en voorgeschiedenis. Zo kan het zinnetje ‘doe voorzichtig’ bij een puber die dit al honderden keren bij het naar school gaan gehoord heeft van zijn moeder een andere impact en reactie hebben dan wanneer een jonge man datzelfde hoort van een nieuwe liefde terwijl hij een drukke snelweg gaat oversteken.
Confirmation bias, in het Nederlands voorkeur voor bevestiging genoemd, verwijst naar de neiging van mensen om meer aandacht en waarde te hechten aan informatie die de eigen ideeën of hypotheses bevestigt. Tegelijkertijd is er de neiging om minder aandacht te besteden aan informatie die eigen ideeën tegenspreekt.
Die neiging van je hersenen om steeds je gelijk bevestigd te krijgen wordt geholpen door een andere neiging, namelijk om eerdere en/of minder belangrijke gebeurtenissen te negeren of te vergeten. Past het in je wereldbeeld? Zo niet dan wordt de communicatie/informatie genegeerd of zo aangepast dat het wel in het bestaande wereldbeeld past.
The backfire effect is een extreme vorm hiervan. Dit komt voor wanneer feitelijk bewijs dat in tegenspraak is met de overtuigingen van een persoon, zijn of haar eigen overtuiging alleen maar versterkt. Veel van onze meningen zijn namelijk niet gebaseerd op feiten, maar op emotie.
De negativity bias is ook een belangrijke oorzaak van miscommunicatie. Terwijl er meerdere interpretaties mogelijk zijn neigen we vaak in de richting van het negatieve. Je vriendje heeft je laatste Wappje gelezen maar nog steeds niet geantwoord? Waarschijnlijk te druk met een ander vriendinnetje… Of Rutte verklaart zich iets niet te kunnen herinneren? Zal wel weer een leugen zijn…
Groupthink, mensen uit een bepaalde groep gelijkgestemden geloven vaak alleen nog in de negatieve intenties van mensen uit een andere groep. Het gaat niet meer om wat iemand werkelijk heeft gezegd, maar alleen nog om hetgeen ze dénken dat de achterliggende gedachten en bedoelingen van die andere groep zijn. In combinatie met andere biasses als de confirmation bias, kan dit effect zeer krachtig werken.
Debat in de Tweede Kamer
In de veel besproken discussie in de Tweede Kamer over de transparant gemaakte stukken van het proces van de Verkenners, op donderdag 1 april (!) komen vele communicatie problemen voorbij. Het begint natuurlijk er al mee dat de grootste criticaster met het meest vergaande taalgebruik de eerste spreker is (Wilders). Als vervolgens Rutte zegt dat hij zich niet kan herinneren dat hij over Omtzigt heeft gesproken, dan gaan alle biasses bij de verzamelde parlementariërs (groep van de oppositie) op rood. Feiten als een eerdere schriftelijke verklaring van de Verkenners waarin zij precies hetzelfde zeggen, blijft buiten beeld. De Verkenners die de Kamer eigenlijk wilden horen komen pas laat in de avond aan de beurt. Wat zij te vertellen hebben gaat vervolgens verloren in de beelden en uitspraken welke zich al eerder op de dag gevormd hebben. Alles wat vervolgens wordt gezegd wordt uitsluitend nog gehoord binnen de door de parlementariërs al gevormde context. Pas in de commentaren in de daaropvolgende dagen komt er weer meer zicht op wat er werkelijk is gezegd en hoe anders dat geïnterpreteerd zou kunnen worden.
Een voor de hand liggend vervolgtraject na de verklaring van Rutte had ook kunnen zijn om de Verkenners al in de ochtend eerst op hun herinneringen te bevragen, de rol van de notulerende ambtenaren zou eens goed kunnen worden onderzocht… Het is allemaal niet gebeurd. De rest is historie.
Conclusie
Het zou leuk zijn als we de wereld allemaal op dezelfde manier zouden zien. Maar ‘surprise’ – dat doen we niet. In haar boek “What? Did you really say what I think I heard?” , legt Sharon Morgan uit dat onze hersenen dingen verkeerd interpreteren op basis van filters – vooroordelen, triggers, aannames, overtuigingen, gewoonten en mentale modellen.
Er bestaat een Chinees spreekwoord dat het subjectieve in een Waarheid weergeeft, terwijl die Waarheid maar al te vaak het gezicht aanneemt van een absoluut en objectief gegeven: er zijn drie Waarheden, Mijn Waarheid, Jouw Waarheid en ‘De’ Waarheid.
Het zou voor iedereen verstandig zijn om af en toe even ruimte te maken om zaken te laten bezinken, te reflecteren op wat er werkelijk gezegd en bedoeld is en hoe je daar vervolgens zelf invulling aan hebt gegeven. Waar is meegestroomd met de heersende, soms uitgeschreeuwde opvattingen, waar zijn de eigen kaders overheersend geweest? En dan verduidelijking vragen. Echt nieuwsgierig zijn naar wat een ander te zeggen heeft, wat hij/zij werkelijk heeft bedoeld, met een ‘open mind’.
In de woorden van Stephen Covey (The Seven Habits of Highly Effective People) in zijn vijfde eigenschap: eerst begrijpen, dan begrepen worden…
